カウンセリングフォームとは、お客様のニーズや状況を把握するために、スマホやタブレットなどで入力してもらうフォームのことです。カウンセリングフォームを使うと、お客様の情報や回答が自動的にスプレッドシートに反映され、顧客管理や結果報告が簡単にできるようになります。この記事では、カウンセリングフォームをWeb注文フォームの例として、その仕組みとメリットを紹介します。
システムの概要
このシステムは、GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを連携させることで実現しています。Googleフォームは、Web上で簡単にアンケートやフォームを作成できるサービスです。Googleスプレッドシートは、Web上で表計算やデータ分析ができるサービスです。GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを連携させると、フォームの回答がスプレッドシートに自動的に保存されます。また、スプレッドシートには、回答を集計したり、グラフやチャートを作成したりする機能があります。
このシステムでは、カウンセリングフォームの回答が、顧客管理シートとカウンセリング結果シートに反映されます。顧客管理シートは、お客様の基本情報や来店履歴などを管理するためのシートです。カウンセリング結果シートは、お客様のカウンセリング結果を点数化して表示するためのシートです。カウンセリング結果シートでは、回答に応じて点数が計算され、100点満点で評価されます。また、カウンセリング結果シートはPDF化してメールで送信したり、プリントアウトして渡したりすることができます。
使い方
顧客管理シート
顧客管理シートは以下のような表になっています。
| お名前 | メールアドレス | 電話番号 | 性別 | 年齢 | 来店日 | カウンセリング内容 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 山田太郎 | yamada@example.com | 090-1234-5678 | 男性 | 25歳 | 2023/6/8 | Web注文フォーム |
| 鈴木花子 | suzuki@example.com | 080-8765-4321 | 女性 | 30歳 | 2023/6/7 | ブログ作成 |
| 佐藤一郎 | sato@example.com | 070-9876-5432 | 男性 | 35歳 | 2023/6/6 | ロゴデザイン |
この表は、お客様がカウンセリングフォームに入力した情報が自動的に反映されるようになっています。つまり、お客様がカウンセリングフォームを送信すると、その回答がこの表に追加されます。この表を使えば、お客様の基本情報や来店履歴を一目で確認できます。また、この表はフィルターやソートなどの機能を使って、お客様の属性やニーズに応じて表示を変えることができます。
カウンセリング結果シート
カウンセリング結果シートは以下のような表になっています。
この表は、お客様のカウンセリング結果を点数化して表示するようになっています。点数は、カウンセリングフォームの回答に応じて計算されます。例えば、Web注文フォームの場合、以下のような項目と配点があります。
- 注文したい商品やサービスの種類（10点）
- 注文したい数量や期間（10点）
- 注文したいオプションやカスタマイズ（10点）
- 注文の目的や背景（10点）
- 注文に関する質問や要望（10点）
- 注文の予算や支払い方法（10点）
- 注文の納期や配送方法（10点）
- 注文後のサポートや保証（10点）
- 注文に対する満足度や感想（10点）
- 注文に関するその他の情報（10点）
これらの項目に対して、お客様が回答した内容に基づいて、それぞれ0点から10点までの点数を付けます。例えば、注文したい商品やサービスの種類について、お客様が「Webサイト制作」と回答した場合、その項目には10点を付けます。一方、お客様が「分からない」と回答した場合、その項目には0点を付けます。このようにして、全ての項目の点数を合計して、最終的なカウンセリング結果の点数を求めます。
カウンセリング結果シートでは、この点数を100点満点で表示します。また、このシートにはPDF化するボタンがあります。このボタンを押すと、カウンセリング結果シートがPDFファイルとしてダウンロードされます。PDFファイルには、お客様の情報や回答、カウンセリング結果の点数などが記載されています。このPDFファイルはメールで送信したり、プリントアウトして渡したりすることができます。
導入のメリット
このシステムを導入すると、以下のようなメリットがあります。
- お客様の情報や回答が自動的にスプレッドシートに反映されるため、手書きや入力作業が不要になります。
- お客様の情報や回答が一元的に管理できるため、データの整理や分析が容易になります。
- お客様のカウンセリング結果を点数化して表示するため、客観的かつ視覚的に評価できます。
- お客様のカウンセリング結果をPDF化してメールで送信したり、プリントアウトして渡したりすることで、お客様にとっても分かりやすくなります。
- お客様のニーズや状況を把握することで、より適切な商品やサービスを提案できます。
- お客様の満足度や感想を収集することで、商品やサービスの改善や開発に役立てられます。
このように、このシステムは、カウンセリングフォームを使って、顧客管理と結果報告を自動化することができるシステムです。このシステムは、Web注文フォームの例として紹介しましたが、他の業種や業務にも応用できます。例えば、美容院やエステサロンなどの美容関係の業種では、お客様の肌や髪の状態や悩みをカウンセリングフォームで入力してもらい、その結果を点数化して表示することで、お客様に合った施術や商品を提案できます。また、教育関係の業種では、お客様の学習状況や目標をカウンセリングフォームで入力してもらい、その結果を点数化して表示することで、お客様に合ったカリキュラムや教材を提案できます。
まとめ
この記事では、カウンセリングフォームで顧客管理と結果報告を自動化するシステムを紹介しました。このシステムは、GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを連携させることで実現しています。お客様の情報や回答が自動的にスプレッドシートに反映され、顧客管理シートとカウンセリング結果シートに表示されます。カウンセリング結果シートでは、お客様のカウンセリング結果を点数化して100点満点で表示し、PDF化してメールで送信したり、プリントアウトして渡したりすることができます。このシステムは、Web注文フォームの例として紹介しましたが、他の業種や業務にも応用できます。
