こんにちは。私はGAS（Google Apps Script）を使って、メールの解析と作成を自動化するシステムを開発しました。この記事では、そのシステムの概要、使い方、導入のメリットについてご紹介します。
システムの概要
このシステムは、GASとスプレッドシートを使って、以下のようなことができます。
- 受信メールを解析して、「抽出設定」シートに設定した通りに日付・会社名・住所・電話番号・メールアドレス・担当者名・問い合わせ項目・問い合わせ内容など（カスタマイズ可能）をスプレッドシートの「顧客管理」シートに抽出する。
- 「メール作成」シートの「問い合わせ項目」で項目別に設定したメール内容に従って、メールを自動で作成する。
これにより、メールの処理が効率化され、時間と手間を節約できます。
使い方
このシステムを使うには、以下の手順が必要です。
1. 抽出設定シートの作成
まず、抽出したい情報を設定する「抽出設定」シートを作成します。このシートでは、以下のようなことができます。
- メール本文から抽出したい情報の項目名と正規表現（カスタマイズ可能）を入力する。
- 抽出した情報を保存する「顧客管理」シートの列番号と対応させる。
- 抽出した情報をもとにメール作成時に使用する変数名と対応させる。
以下は、「抽出設定」シートの例です。この例では、日付・会社名・住所・電話番号・メールアドレス・担当者名・問い合わせ項目・問い合わせ内容の8つの情報を抽出しています。
| 項目名 | 正規表現 | 列番号 | 変数名 |
|---|---|---|---|
| 日付 | \d{4}/\d{1,2}/\d{1,2} | 1 | date |
| 会社名 | (?<=会社名：).+ | 2 | company |
| 住所 | (?<=住所：).+ | 3 | address |
| 電話番号 | (?<=電話番号：).+ | 4 | phone |
| メールアドレス | (?<=メールアドレス：).+ | 5 | |
| 担当者名 | (?<=担当者名：).+ | 6 | name |
| 問い合わせ項目 | (?<=問い合わせ項目：).+ | 7 | item |
| 問い合わせ内容 | (?<=問い合わせ内容：).+[\s\S]+?(?=以上) | 8 | content |
2. 顧客管理シートの作成
次に、抽出した情報を保存する「顧客管理」シートを作成します。このシートでは、以下のようなことができます。
- 抽出した情報を各列に入力する。
- メール送信状況や返信状況などを管理する列を追加する（カスタマイズ可能）。
- フィルターやソートなどでデータを整理する。
以下は、「顧客管理」シートの例です。この例では、抽出した8つの情報に加えて、メール送信日時・メール送信済み・返信日時・返信済みの4つの列を追加しています。
| 日付 | 会社名 | 住所 | 電話番号 | メールアドレス | 担当者名 | 問い合わせ項目 | 問い合わせ内容 | メール送信日時 | メール送信済み | 返信日時 | 返信済み |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2023/6/1 | 株式会社ABC | 東京都新宿区1-1-1 ABCビル3階 | 03-1234-5678 | abc@example.com | 山田太郎 | 商品Aについての問い合わせ | 商品Aの価格と在庫状況を教えてください。以上。 | 2023/6/1 17:00:00 | ○ | 2023/6/2 10:00:00 | ○ |
| 2023/6/2 | 株式会社XYZ | 大阪府大阪市中央区2-2-2 XYZビル5階 | 06-2345-6789 | xyz@example.com | 鈴木花子 | 商品Bについての問い合わせ | 商品Bの仕様と納期を教えてください。以上。 | 2023/6/2 18:00:00 | ○ | 2023/6/3 11:00:00 | ○ |
3. メール作成シートの作成
最後に、メールを作成する「メール作成」シートを作成します。このシートでは、以下のようなことができます。
- 「問い合わせ項目」で設定した項目ごとにメールの件名と本文を入力する。
- メール本文には、抽出した情報をもとにした変数を使用する（カスタマイズ可能）。
- メールの署名や締め言葉などを入力する（カスタマイズ可能）。
以下は、「メール作成」シートの例です。この例では、商品Aについての問い合わせと商品Bについての問い合わせの2つの項目に対応したメールを作成しています。
| 問い合わせ項目 | メール件名 | メール本文 |
|---|---|---|
| 商品Aについての問い合わせ | 商品Aについてお問い合わせありがとうございます。 | ${name}様 |
この度は商品Aについてお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
商品Aの価格は税込みで10,000円、在庫状況は現在十分ございます。 ご注文はこちらのURLからお願いします。
https://example.com/order/productA(※サンプルURL)
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
株式会社ABC 山田太郎 | | 商品Bについての問い合わせ | 商品Bについてお問い合わせありがとうございます。| ${name}様
この度は商品Bについてお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
商品Bの仕様は以下の通りです。
- サイズ：W200×H100×D50 mm
- 重量：500 g
- 色：赤・青・黄
- 素材：プラスチック
商品Bの納期はご注文から2週間以内です。 ご注文はこちらのURLからお願いします。
https://example.com/order/productB(※サンプルURL)
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
株式会社XYZ 鈴木花子 |
導入のメリット
このシステムを導入すると、以下のようなメリットがあります。
- メールの解析と作成が自動化されるので、時間と手間を節約できます。
- メールの内容や形式を統一できるので、ミスや漏れを防げます。
- メールの管理がスプレッドシートでできるので、データの整理や分析がしやすくなります。
- GASとスプレッドシートは無料で使えるので、コストを抑えられます。
- システムはカスタマイズ可能なので、自分のニーズに合わせて変更できます。
まとめ
この記事では、GASでメールを自動解析・作成するシステムの紹介をしました。このシステムは、メールの処理を効率化し、時間と手間を節約できる便利なツールです。このシステムに興味がある方は、お気軽にお問い合わせください。
