目次
システムの全体像
このシステムは、Google Apps Script（GAS）を活用し、受信メールの解析と自動返信生成を行います。膨大なメールデータを一元的に管理し、適切なレスポンスを自動で生成します。これにより、企業のメール対応が効率化され、より迅速なビジネス運営が可能となります。
どのように機能するのか？
まず、「抽出設定」シートで、メールから抽出する情報を設定します。以下はその一例です。
「抽出設定」シートの例
| No. | 内容1 |
|---|---|
| 1 | 日時 |
| 2 | 企業名 |
| 3 | 担当者名 |
| 4 | 住所 |
| 5 | メールアドレス |
| 6 | 問い合わせ項目 |
| 7 | 問い合わせ内容 |
次に、「メール作成」シートで、各問い合わせ項目に対する返信内容を設定します。以下はその一例です。
「メール作成」シートの例
| 問い合わせ項目 | 返信内容 |
|---|---|
| 商品について | 弊社の商品に関するお問い合わせ、誠にありがとうございます。以下のリンクから詳細をご覧いただけます。 |
| 送料について | 送料は商品の重量と配送地域によって異なります。詳細は以下のリンクからご確認ください。 |
| 返品について | 弊社の返品ポリシーは以下のリンクからご覧いただけます。 |
その後、「顧客管理」シートで、メールから抽出した情報を管理します。以下はその一例です。
「顧客管理」シートの例
| No. | 日時 | 企業名 | 担当者名 | 住所 | メールアドレス | 問い合わせ項目 | 問い合わせ内容 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023/06/06 10:00 | 株式会社A | 山田 | 東京都中央区 | info@company-a.com | 商品について | 商品Aの詳細について知りたい |
| 2 | 2023/06/06 10:30 | 株式会社B | 鈴木 | 東京都渋谷区 | info@company-b.com | 送料について | 商品Bの送料について知りたい |
| 3 | 2023/06/06 11:00 | 株式会社C | 田中 | 東京都新宿区 | info@company-c.com | 返品について | 商品Cの返品ポリシーについて知りたい |
このシステムはGoogleの提供するメーラー（Gmail、Google Workspace）を使用しますが、独自ドメインの運用が可能です。また、作成したメールを担当者が確認してから送信するために、まず下書きとして作成することも可能です。
このシステムを使用するメリットは？
このシステムを活用することで、以下のようなメリットがあります。
- 時間の節約: メール対応にかかる時間を大幅に削減できます。
- 迅速なレスポンス: 自動化により、迅速な顧客対応が可能となります。
- 高い柔軟性: シートに設定を記入するだけで、カスタマイズ可能です。
